Date de publication = le 19/02/2024.

La présente Politique de confidentialité et d’utilisation des données à caractère personnel a été élaborée en vue de présenter les engagements de Sémaphores pour la protection des données conformément au Règlement Général de Protection des Données – « RGPD ».

SEMAPHORES accorde une importance toute particulière à la protection des données personnelles à caractère personnel de ses salariés, de ses clients, de ses partenaires, ainsi que des utilisateurs de ses sites internet, plateformes digitales, applications et bases de données.

SEMAPHORES informe des procédés de collecte et de traitement des données à caractère personnel, de leur utilisation ainsi que des droits dont disposent les personnes concernées.

La présente Politique de confidentialité et d’utilisation des données à caractère personnel pourra faire l’objet de modification par SEMAPHORES en cas d’évolutions réglementaires, jurisprudentielles ou techniques.

SEMAPHORES respecte le Règlement Général sur la Protection des Données, n° 2016/679 du 27 avril 2016, applicable dans l’union européenne depuis le 25 mai 2018 ainsi que la loi «Informatique & Libertés» n°78-17 du 6 janvier 1978 et la loi n°2018-493 du 20 juin 2018, promulguée le 21 juin 2018.

Qui est responsable du traitement de vos données à caractère personnel ?

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est le client ayant contracté une prestation avec SEMAPHORES.

SEMAPHORES agit en qualité de sous-traitant du responsable de traitement.

Pourquoi traitons-nous vos données à caractère personnel ?

La collecte et le traitement de vos données à caractère personnel permet le suivi de la ou des prestations dont vous êtes le bénéficiaire, conformément à nos engagements contractuels.

La finalité principale, qui s'inscrit dans une prestation d'accompagnement, est de pouvoir suivre votre parcours d'accompagnement et vous permettre d'accéder aux différents outils liés à la prestation et mis à disposition pour faciliter son accomplissement ainsi que de réaliser des restitutions de suivi ou des rapports de synthèse pour SEMAPHORES ou ceux qui diligentent la prestation.

Les autres finalités sont :

• d’initialiser la mission de suivi dans les outils Métiers de SEMAPHORES,
• d’enrichir les informations au fur et à mesure de la réalisation de la prestation pour réaliser un suivi adapté, stocker le résumé des échanges (compte rendu d’entretien, mail, sms, discussion),
• de facturer la prestation selon les modalités prévues au contrat,
• de supprimer ou d’archiver le dossier une fois la prestation terminée,
• de vous dédier un espace documentaire personnel sécurisé

Le recueil et le traitement de vos données à caractère personnel est indispensable pour :

• répondre à vos demandes/besoins (par téléphone, par mail, via le formulaire accessible sur la plateforme digitale),
• vous adresser la documentation utile à votre information,
• vous permettre de télécharger toute documentation,
• vous inviter à des évènements, ateliers, salons, animations, formations (enregistrer votre inscription et la confirmer, vous donner toutes les informations pratiques relatives à l'évènement, vous informer en cas d'annulation),
• vous permettre de demander un rendez-vous, un test, un module, une assistance, un conseil,
• vous adresser directement des offres d’emploi susceptibles de vous intéresser, sous réserve de votre accord préalable,
• vous adresser des questionnaires d'information, de satisfaction, de sondage, d'enquête, d'évaluation afin d'améliorer la qualité de la prestation,
• vous notifier, par courriel, de la réception d’un nouveau message sur votre espace, sous réserve de votre accord préalable,

Quelles données à caractère personnel traitons-nous ?

En fonction de la prestation réalisée, SEMAPHORES collectera et traitera les données suivantes :

• état civil : civilité (*),nom(*), prénom(*), adresse, téléphone fixe, téléphone portable, email, nationalité, date de naissance
• vie personnelle : permis de conduire, moyen de transport, situation familiale, handicap (aucun handicap,handicapé, handicapé reconnu) , nombre d'enfants à charge, personnes à charge, diplômes
• vie professionnelle : matricule, expériences professionnelles, formation, entreprise du bénéficiaire ou précédente entreprise, compétences, appétences, site géographique (*), actions du parcours d'accompagnement

(*) = donnée obligatoire

Ces données peuvent être à tout moment complétées ou modifiées par vos soins.

Comment collectons-nous vos données à caractère personnel ?

Nous collectons les données par votre intermédiaire au cours de votre parcours d'accompagnement

Nous recevons également des données vous concernant en provenance du responsable de traitement et d'autres tiers tels que CPF, Caisses de retraite, Assistante Sociale du CCAS, France Travail en fonction de votre accompagnement.

A qui ces données à caractère personnel sont-elles transmises ?

Les données sont transmises :

• aux collaborateurs de SEMAPHORES ayant la responsabilité du paramétrage, de l'exécution, du pilotage, de la facturation, de l'archivage, de la destruction des données,
• aux collaborateurs en charge de l'assistance administrative et informatique de la prestation.
• au responsable de traitement pour le suivi de la prestation
• aux entreprises que vous prospectez dans le cadre de votre démarche ou que nous sollicitons pour vous

Selon l'accompagnement, ces données peuvent également être transmises par le responsable de traitement aux personnes qui diligentent, qui suivent et/ou qui veillent aux respects des engagements contractuels tels que DREETS, la DGEFP, France Travail, les Organisations Syndicales, OPCO.

Nous pouvons être amenés à communiquer des données d'identification vous concernant aux éditeurs de solutions informatiques auxquelles nous faisons appel dans le cadre de votre accompagnement (Outil de signature de documents électroniques, outils de tests, outil de suivi pédagogique). Dans ce cas, nous veillons à ce que ces tiers s'assurent de la protection des données qui leur sont confiées.

Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées ?

Les données contenues dans votre espace documentaire sécurisé seront supprimées 15 jours après la fin de votre accompagnement.

Toutes les autres données sont conservées pendant la durée, strictement nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été traitées et tiennent compte des durées de prescription et de conservation légale.

Selon les dispositions contractuelles, ces données sont ensuite détruites ou anonymisées à des fins statistiques.

Quels moyens sont mis en œuvre pour assurer la sécurité de vos données à caractère personnel ?

SEMAPHORES est attentif à la sécurité de vos données, et consacre pour cela des moyens humains et techniques significatifs pour en assurer la protection.

SEMAPHORES s'engage à prendre en compte la protection de vos données dès la conception de nouveaux produits, applications ou services.

Nos processus, nos modes d'organisation internes, les garanties que nous demandons à nos sous-traitants comme les règles de protection techniques visent à s'assurer que vos données à caractère personnel sont protégées.

En cas de violation de vos données personnelles, SEMAPHORES s'engage à en informer le responsable de traitement dans les meilleurs délais et à prendre toutes mesures utiles afin de limiter les risques liés à cette violation.

Ainsi, par exemple :

• Seul le personnel habilité à traiter vos demandes peut accéder à vos données;
• Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont mises en places ; mises à jour par correctifs, antivirus, anti-spam, gestion des vulnérabilités, sécurités périphériques par Firewall, systèmes de détection et de prévention des intrusions mais aussi gestion des comptes des utilisateurs et autorisations, analyses des risques ;
• Le recours à un sous-traitant et le transfert des données au sous-traitant chargé de les utiliser pour le compte de SEMAPHORES est strictement limité à l'exécution des traitements de gestion qui leur sont confiés. Lorsqu'ils interviennent pour notre compte, les sous-traitants doivent s'engager à garantir la sécurité des données confiées par SEMAPHORES et s'engagent sur un niveau de sécurité comparable à celui de SEMAPHORES.
• SEMAPHORES ne recourt à aucun sous-traitant installé hors Union Européenne, dans une zone géographique où ; les règles garantissant la sécurité des données personnelles seraient moins strictes que celles en vigueur en France et vos données ne font donc, de la part de SEMAPHORES, l'objet d'aucun transfert hors UE.
• SEMAPHORES ne commercialise en aucun cas vos données.

Quels sont vos droits et comment les exercer?

Conformément aux dispositions du règlement no 2016/679, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), vous disposez des droits suivants sur vos données :

• droit d'accès et d'interrogation : Vous avez la possibilité de nous solliciter afin de savoir de quelles données SEMAPHORES dispose à votre sujet.
• droit de correction et d'effacement : Vous avez la possibilité de corriger les données vous concernant et d'en demander l'effacement, dans la limite des obligations de SEMAPHORES vis à vis de son client.
• droit d'opposition : Vous avez la possibilité de vous opposer à ce que SEMAPHORES utilise vos données pour un motif légitime et dans la limite des obligations de SEMAPHORES vis à vis du responsable de traitement.
• droit à la portabilité : Vous avez la possibilité de demander à SEMAPHORES de récupérer vos données personnelles afin d'en disposer sous un format électronique.

L'ensemble de ces droits peut être exercé directement auprès du responsable de traitement. Si vous souhaitez adresser votre demande à SEMAPHORES, vous disposez d'une adresse mail pour le faire :

rgpd.droits@semaphores.fr _ Demande d'exercice de droits

Les éléments de réponse à vos demandes seront alors communiqués au responsable de traitement qui vous en fera un retour.

Si vous estimez que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés ou que le dispositif d'informations n'est pas conforme aux règles de protection des données, vous pouvez adresser